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5 conseils pour rationaliser votre flux de travail indépendant

Lorsque vous travaillez en tant que pigiste, il est essentiel de gagner du temps dans votre flux de travail partout où vous le pouvez. Après tout, il est probable que vous deviez porter plusieurs chapeaux chaque jour. Du marketing aux finances, les pigistes sont chargés de diriger leurs propres navires – ce qui signifie être des chefs d'entreprise bien équilibrés. Et cela s'ajoute à la charge de travail réelle que vous avez. Vous savez, les tâches qui vous rapportent réellement un revenu?

Encore une fois, c'est pourquoi la rationalisation des opérations autant que possible est si importante. Vous devriez passer la majeure partie de votre temps de travail à accomplir des tâches qui rapportent de l'argent. Ainsi, plus vous pouvez limiter le temps que vous devez consacrer aux opérations quotidiennes, mieux c'est. Voici cinq conseils et suggestions pour rationaliser votre flux de travail indépendant en commençant immédiatement.

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1. Utilisez un outil de gestion de projet

Si vous ne faites rien d'autre sur cette liste, la mise en place d'un outil de gestion de projet à lui seul vous fera gagner une tonne de temps. Pourquoi? Parce que ces outils éliminent déjà le besoin de tant d'autres applications et logiciels.

Par exemple, certains outils vous permettent d'ajouter des projets, de créer des jalons ou des tâches pour chaque projet et d'attribuer des tâches à d'autres personnes. Ces outils sont également utiles pour organiser les affectations, créer des priorités et suivre les progrès. Les outils de gestion de projet «en un coup d'œil» permettent de voir facilement où vous en êtes dans vos projets, de garder un œil sur la progression des projets et de gérer tous les fichiers et communications associés.

Ce dernier point est le plus rapide, à mon avis, car vous n'aurez plus à parcourir les e-mails pour trouver le PDF qu'un client a envoyé comme référence ou les informations de connexion au site WordPress de quelqu'un. Tout sera stocké en toute sécurité en un seul endroit pour un accès rapide et une référence à tout moment.

Quelques choix populaires pour les outils de gestion de projet incluent Trello, Asana et Camp de base. Personnellement, j'utilise Trello pour garder une trace de mes affectations, des dates d'échéance, des spécifications des articles et des informations client.

Un signe qui lit

2. Rationalisez la communication

Cela rejoint le numéro un sur notre liste, mais il mérite sa propre section. L'une des choses qui peut occuper la plupart de votre temps en tant que pigiste est la correspondance. Répondre aux messages prend suffisamment de temps, mais ajoutez le se disputer de messages et vous avez un énorme temps à sucer sur vos mains.

De nombreux outils de gestion de projet incluent des fonctionnalités de chat ou de commentaires. Cependant, si vous avez besoin d'une option de chat en direct, Slack est toujours un bon choix. Cette application vous permet de créer des canaux pour parler avec des clients et des collègues. Avec les plans payants, vous devriez pouvoir créer des canaux dédiés pour chacun de vos clients. Il est donc très facile de rester en contact et de poser des questions (ou d'y répondre) rapidement. Il dispose également d'une application de bureau et d'une application mobile, donc la communication est facile et intuitive.

Fondamentalement, si vous voulez libérer du temps, abandonnez les e-mails pour de bon.

Une application de chat sur un smartphone.

3. Créez un document sur la portée du projet pour chaque projet

Le fluage de la portée est un vrai problème pour les pigistes. Et cela arrive trop souvent. Vous commencez un projet avec une idée de ce que cela impliquera. Coupez à quelques semaines plus tard et vous êtes cinq séries de modifications sans fin en vue. Lorsque la portée d'un projet s'élargit continuellement, vous perdez du temps et de l'argent.

Pour éviter ce problème, prenez le temps supplémentaire au début de vos projets pour rédiger un document de portée de projet rapide. Après avoir eu des discussions initiales avec votre client, écrivez ce que vous avez tous deux convenu que le projet impliquerait. Envoyez-le au client pour examen. Détaillez le nombre de révisions que vous couvrirez avant que des frais supplémentaires soient exigés. Une fois que vous êtes tous deux d'accord sur le contenu du document, vous pouvez commencer à travailler en toute confidentialité.

Les personnes qui consultent des documents.

4. Automatisez la facturation et les finances

Gérer la partie financière de votre entreprise indépendante peut prendre beaucoup de temps. Mais cela ne doit pas nécessairement l'être si vous utilisez les bons outils. Tout d'abord, ne passez pas des heures à créer manuellement des factures chaque mois pour les envoyer à vos clients. Utilisez des modèles, pour commencer. Ou mieux encore, utilisez un service de facturation comme FreshBooks, Harvest ou Invoicely pour créer, gérer et envoyer des factures. En fait, vous pouvez configurer ces services pour envoyer automatiquement vos factures à une date donnée chaque mois pour vous faire gagner encore plus de temps.

Toutes ces informations financières sont également compilées de manière simple, de sorte qu'elles peuvent être exportées dans votre logiciel de suivi financier ou liées directement à celui-ci afin que les données soient mises à jour en temps réel sans que vous ayez à lever le petit doigt.

Signes dollar.

5. Éliminer les devinettes dans la création de médias

Une grande partie du travail en ligne consiste à créer des médias. Maintenant, certainement ceux dans le domaine de la conception graphique devront créer beaucoup plus de médias et d'images que ceux qui ne le sont pas. Mais le besoin de supports et de graphiques s'applique à tous les niveaux. Des écrivains aux vidéastes, le besoin d'images d'archives et d'éléments graphiques demeure.

Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser une source fiable d'images pour tout. Un guichet unique, si vous voulez. Pour cela, j'aime utiliser Envato Elements, qui rationalise la façon dont je trouve des modèles et des graphiques pour accompagner les articles. Avec cela, je source des centaines de photos, de graphiques et de modèles de supports, ce qui représente un énorme gain de temps pour tout, du marketing au travail réel du client.

Une fois que vous avez obtenu vos ressources, vous pouvez les personnaliser comme bon vous semble. Beaucoup utilisent quelque chose comme Photoshop pour ce travail, mais quelque chose de plus simple comme Canva est également très efficace.

Une femme à l'aide d'un ordinateur.

Rendez votre flux de travail indépendant plus facile

J'espère que vous avez trouvé ces cinq conseils utiles. Avec eux, vous pouvez gagner du temps sur votre flux de travail indépendant et trouver des moyens de simplifier votre façon de faire des affaires. Et à tout le moins, vous serez globalement plus organisé.

Bonne chance à vous!

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