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Comment surmonter les défis d'intégration des données pour les produits logiciels – Smashing Magazine

A propos de l'auteur

Suzanne Scacca est une ancienne implémentatrice, formatrice et responsable d'agence WordPress qui travaille maintenant en tant que rédactrice indépendante. Elle se spécialise dans l'artisanat marketing, web…
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L'intégration des données avec une solution personnalisée peut être un processus difficile et sujet aux erreurs. Imaginez maintenant ce qui se passe lorsque vous augmentez la complexité, permettant différents types de fichiers, plus d'utilisateurs, des sources variables et un plus grand besoin de sécurité et de conformité. Il ne devrait pas appartenir aux utilisateurs finaux de vos logiciels de résoudre les problèmes liés à l'intégration de vos données, ni à votre équipe de le faire. Cet article examinera comment Flatfile Concierge traite ce problème.

Les entreprises prêtes à payer beaucoup d'argent pour un nouveau logiciel ne partent probablement pas de zéro. Ils dirigent une entreprise établie, avec des processus bien conçus et documentés. Alors, ils ont tonnes de données à reporter.

En conséquence, la décision d'apporter une nouvelle application dans le giron n'est pas celle qu'ils prennent à la légère. Les processus internes doivent changer. Amener l'équipe à adopter la nouvelle solution peut prendre du temps. L'intégrer aux systèmes existants et aux outils externes peut être un problème. Oh oui, et il y a aussi la question de la conformité à s'inquiéter.

Cela signifie qu'il y a beaucoup de pression sur les nouveaux logiciels pour offrir une expérience de premier ordre dès le départ. Ne pas fournir aux entreprises un moyen simple et intuitif d'intégrer leurs données et vous pouvez vous attendre à des taux de désabonnement élevés.

Si vous concevez un produit qui a besoin des données des clients pour avoir une valeur quelconque, voici ce que vous devez savoir sur l'élaboration de votre processus d'intégration des données.

Corrélation entre l'intégration des données et la satisfaction des utilisateurs

Les logiciels d'entreprise ne sont essentiellement qu'une boîte vide qui attend d'être remplie avec les données de ses utilisateurs. Sans la capacité d’intégrer parfaitement les données des utilisateurs, le logiciel devient pratiquement inutile.

Voyons ce qui se passe lorsque vous obtenez le bon processus d'intégration des données.

Avantages pour l'utilisateur final

Si vous pouvez réussir l'intégration des données, attendez-vous à ce que vos utilisateurs finaux bénéficient des avantages suivants:

  • Ils seront plus confiants dans leur décision.
    Avec des données complètes et précises transférées dans votre logiciel, les utilisateurs voient réellement à quel point ils sont précieux peu après leur inscription. Cela laisse peu de place pour remettre en question leur décision, ce qui entraîne une plus grande satisfaction globale avec le produit et, finalement, plus d'argent pour votre entreprise.
  • Vous obtiendrez une plus grande participation de l'équipe
    Une expérience d'intégration des données positive permet aux clients d'utiliser votre produit plus rapidement, ce qui réduit le temps nécessaire pour obtenir de la valeur. Donc, vraiment, l'intégration des données prépare le terrain pour la façon dont vos clients et leur équipe verront le reste de votre application.
  • Ils connaîtront plus de succès avec le logiciel.
    Étant donné que les utilisateurs n'auront pas à se soucier du formatage et du nettoyage des données ou du dépannage des processus d'importation contenant des erreurs, ils peuvent tirer le meilleur parti du produit et de ses fonctionnalités.

Avantages pour les développeurs de logiciels

Le fournisseur de logiciels (vous et / ou votre client) bénéficie également:

  • Améliorez la satisfaction des utilisateurs.
    Vos utilisateurs finaux n'ont pas besoin d'être des assistants techniques pour comprendre comment intégrer les données dans votre produit. Lorsque vous faites un travail léger, vous réduisez le taux de désabonnement, attirez plus d'utilisateurs et conserver des utilisateurs plus fidèles sur le long terme.
  • Passez moins de temps au service client.
    Vous pouvez cesser de vous inquiéter d'avoir à prendre en charge un processus d'intégration de données défectueux et de prendre en charge des tâches telles que le formatage et la validation des données pour vos utilisateurs. Au lieu de cela, consacrez votre temps et votre énergie à bâtir de meilleures relations avec les clients au lieu d'éteindre les incendies tout le temps.
    Kelly Abbott, co-fondatrice et CTO de Nappe, peut en témoigner:

    «Nous avons réduit de 95% le temps que nous passons à gérer les fichiers. En gros, tout le monde travaillait parfois pour résoudre ces problèmes.

  • Ayez une plus grande confiance en votre produit.
    Lorsque vous disposez d'une solution d'intégration de données flexible et puissante, vous n'avez pas à restreindre les données que vos utilisateurs peuvent ou ne peuvent pas importer. Ce n’est plus une limitation.
    Comme l'explique Abbott:

    «Cela nous a rendus plus contemplatifs sur les données que nous demandons aux clients. Nous n'avons plus à éviter de demander des données dont la correction peut prendre trop de temps. Flatfile élimine ce problème et a amélioré notre volonté d'expérimenter différents types de données que nous pouvons incorporer dans nos analyses. Plus nous passons de temps à bricoler différents types de données, plus nous avons de chances de découvrir les informations qui produisent une valeur supplémentaire sur le marché. C'est indispensable pour une startup comme nous. »

  • Économiser de l'argent.
    Bien que vous deviez dépenser de l'argent pour une solution d'intégration de données tierce, vous économiserez à votre entreprise le temps et l'argent dépensés autrement pour essayer de gérer un importateur de données personnalisé, un processus d'intégration et des relations avec les clients. (La nappe, par exemple, a économisé des dizaines de milliers de dollars en adoptant Flatfile.)

Les défis de l'intégration des données pour les produits logiciels

Jetons un coup d'œil aux défis courants de l'intégration des données et comment Flatfile Concierge les supprime:

Défi n ° 1: il y a beaucoup de données à agréger

Lors de l'inscription à un nouveau logiciel d'entreprise, les utilisateurs s'attendent probablement à faire un peu de travail au départ, comme remplir les informations de base du compte, configurer les paramètres et ajouter des utilisateurs. La dernière chose que vous voulez faire est de les surprendre avec un importateur de données qui va leur causer plus de travail.

Disons, par exemple, que vous avez créé un CRM.

À moins que le logiciel ne cible les startups et autres nouvelles entreprises, les utilisateurs auront une tonne de données externes à apporter. Par exemple:

  • Coordonnées des clients, prospects, fournisseurs, partenaires et membres de l'équipe;
  • Données client existantes telles que l'historique des comptes et des ventes;
  • Prospecter les données comme l'historique des communications;
  • Détails du pipeline de vente;
  • Objectifs et métriques d'équipe et individuels.

À moins que votre CRM ne s'intègre directement avec chacun des CRM précédents de vos utilisateurs, comment vont-ils transférer ces données? Copier et coller? Modèles CSV?

animation du modèle de données
Une animation démontrant les modèles de données Flatfile Concierge. Les entreprises peuvent créer des modèles de données spécifiques pour guider les clients lors de l'importation de données. (Source de l'image: Flatfile)

De plus, vous devez penser à toutes les autres sources à partir desquelles un CRM extrait des informations. Passerelles de paiement. Des feuilles de calcul qui vivent sur le lecteur d'une équipe de vente. Les contrats signés qui ont été envoyés par e-mail ou par fax à votre entreprise. Il y a beaucoup de données provenant de différents endroits et personnes.

Le correctif

Flatfile Concierge fait plusieurs choses pour résoudre ce problème.

Pour commencer, il permet d'importer des données à partir de divers types de fichiers:

  • CSV,
  • TSV,
  • XLS,
  • XML,
  • Et plus.

Grâce à ce type de flexibilité, vos utilisateurs n'auront pas à se soucier du transfert de données vers un type de fichier spécifique, puis du nettoyage des erreurs qui se produisent pendant le transfert. Flatfile Concierge peut gérer différents types de fichiers, de différents types de données, et tout valider facilement.

Une autre chose à penser est la façon dont votre logiciel va suivre et organiser chaque fichier importé et ses données correspondantes.

Flatfile permet à vos utilisateurs de créer des espaces de travail collaboratifs dans lesquels placer des données. Lorsqu'un membre de l'équipe ajoute de nouvelles données à l'espace de travail, un enregistrement contenant les éléments suivants est capturé:

  • Date de téléchargement,
  • Nom de fichier,
  • Utilisateur qui a soumis les données,
  • Nombre de lignes ajoutées,
  • Historique des versions,
  • Importez les erreurs.
Flatfile Concierge - suivi de l'importateur de données avec nom de fichier, utilisateur, lignes
Animation Flatfile Concierge montrant les notifications lorsque des feuilles de calcul sont importées. (Source de l'image: Flatfile)

Cela permettra de garder les choses organisées tout en gardant tout le monde responsable des données qu'ils contribuent. Et avec ces informations facilement disponibles à partir d'un tableau de bord centralisé, il n'y aura aucun secret sur ce qui a été importé, par qui et quand. Les erreurs d'importation peuvent également être corrigées de manière collaborative, sans qu'il soit nécessaire de retélécharger les données de la feuille de calcul.

Défi n ° 2: les données sont importées dans une variété d'États

Lorsque vous donnez aux utilisateurs de votre logiciel la possibilité de transférer leurs données dans votre produit, vous ou l’équipe du logiciel ne pouvez pas faire grand-chose en termes de formatage ou de nettoyage préalable des données des utilisateurs finaux. Vous ne devriez pas non plus avoir à le faire. Votre travail consiste à vous assurer que les clients voient la valeur du logiciel; ne pas avoir de difficulté à importer des données.

Vous pourriez leur donner un modèle de feuille de calcul, mais cela les obligerait à passer du temps à reformater toutes leurs données. Vous pouvez les diriger vers la base de connaissances, mais, encore une fois, cela suppose que vos utilisateurs finaux seront prêts à faire ce travail supplémentaire.

En réalité, vos utilisateurs seront pressés d'entrer dans le nouveau logiciel et de se mettre au travail. Ils ne vont pas s'arrêter pour faire face à cela. C’est le travail du logiciel.

Cependant, de nombreuses solutions d'intégration de données ne gèrent pas très bien les feuilles de calcul en désordre. Non seulement ils ont du mal à reconnaître ce que sont certaines des données (souvent parce que le modèle de données ne correspond pas au leur), mais l'application refuse d'accepter certaines colonnes de feuille de calcul.

Même si c'est la faute de l'utilisateur final de ne pas avoir organisé ou étiqueté correctement ses données ou d'apprendre à son équipe comment le faire (ou tout simplement de ne pas savoir quoi faire en premier lieu), à qui pensez-vous qu'il sera responsable à la fin quand leurs données ne seront pas importées?

Le correctif

L'importateur de Flatfile Concierge est alimenté par l'IA, ce qui signifie que votre logiciel (et l'importateur de données) peut vraiment faire le travail pour vos utilisateurs finaux.

À l'aide d'une logique de validation avancée, l'importateur de données peut déterminer ce que sont les données et où elles vont.

Alors que Flatfile fera automatiquement correspondre les colonnes et les données correspondantes aux champs de données réels de votre logiciel, les utilisateurs ont la possibilité de confirmer que c'est le cas avant de l'autoriser dans le système:

Avant que cela ne se produise, vous pouvez effectuer un petit travail sur le backend pour vous assurer que Flatfile sait quoi faire avec les données de vos utilisateurs:

  • Créez des modèles de données cibles afin que Flatfile puisse naviguer dans des formats de feuille de calcul complexes et des types de données que vos utilisateurs essaieront probablement d'importer.
  • Créez un modèle avec des règles de validation afin que l'IA de Flatfile sache exactement comment tout cartographier.
  • Validez les données importées par rapport à d'autres bases de données pour aider l'importateur à contextualiser, valider et nettoyer les données au fil du temps.

Une fois que vous avez fait ce travail initial, le reste est facile.

Le gros du travail sera effectué par Flatfile Concierge lorsqu'il transforme les données importées en quelque chose de propre et utile. En fait, environ 95% des colonnes importées seront automatiquement mappées vers votre logiciel grâce à l'apprentissage automatique de Flatfile et au système de correspondance floue.

L'utilisateur final aura la possibilité d'examiner les parties de ses données qui contiennent des erreurs. S'ils en trouvent, ils peuvent réparer les erreurs dans Flatfile, plutôt que d'avoir à le corriger dans une feuille de calcul et à réimporter.

Défi n ° 3: Obtenir et suivre les données de plusieurs utilisateurs

Quand il y a beaucoup de cuisiniers dans la cuisine, il y a un certain nombre de choses qui peuvent mal tourner.

Les données peuvent parfois vivre sur les ordinateurs des membres de l'équipe, ou pire, envoyées par e-mail, ce qui peut être un problème de sécurité majeur pour les données sensibles. Cela peut se produire si les utilisateurs n'ont pas accès à la plate-forme logicielle ou trouvent l'importateur de données trop intimidant à utiliser.

D'un autre côté, avec le mauvais processus d'intégration des données, cela pourrait devenir un jeu gratuit où les gens ajoutent ce qu'ils veulent aux données de l'entreprise. Bien que les données soient importées, il n’existe pas de cadre d’examen, de sorte que la base de données de l’entreprise est remplie d’erreurs et d’entrées en double.

Vos utilisateurs finaux doivent être en mesure de maintenir l'ordre, le contrôle et la sécurité lorsqu'ils traitent de quelque chose d'aussi grave que les données de l'entreprise, en particulier si vous voulez que votre logiciel soit utilisable.

Le correctif

Flatfile Concierge a conçu le processus d'intégration des données pour qu'il soit collaboratif.

Conciergerie Flatfile
Flatfile Concierge permet aux clients d'être invités dans un espace de travail sécurisé et partagé pour importer des données de feuille de calcul. (Source de l'image: Flatfile)

Comme vous pouvez le voir, les administrateurs de l'entreprise peuvent inviter des collaborateurs spécifiques (c'est-à-dire des clients) à ajouter des données à leurs espaces de travail. Mais ce n’est pas une invitation générale à importer des données.

Les administrateurs ont la possibilité de créer un processus d'approbation. Ils arrivent à:

  • Demandez des ensembles de données spécifiques aux membres de l'équipe.
  • Contrôlez les espaces de travail dans lesquels ils sont autorisés à importer des données.
  • Passez en revue toutes les soumissions de données avant de transférer les données approuvées dans la plate-forme.

Les administrateurs peuvent également importer des données au nom du client. Flatfile Concierge garantit que l'intégration des données n'est jamais une impasse pour les clients.

Non seulement cela garantit que les bonnes données aboutissent dans le logiciel, mais le flux contrôlé signifie que les données finiront par être plus propres et plus précises. Tout cela, tout en offrant une expérience d'intégration des données transparente pour les utilisateurs.

Défi n ° 4: la sécurité des données est toujours une préoccupation

En matière de développement Web et d'applications, la confidentialité et la sécurité des utilisateurs sont la priorité absolue. Si nos clients et visiteurs ne croient pas que leurs informations sont à l'abri des regards indiscrets (et ne sont pas vendues à des annonceurs), ils vont cesser d'utiliser nos solutions en premier lieu.

La même chose se produit avec les logiciels, même s’il ne s’agit pas uniquement des données personnelles de l’entreprise qu’ils doivent se soucier de sécuriser.

Souvent, lorsque les entreprises importent des données dans des logiciels (comme l'exemple CRM), elles importent leurs les clients' données privées et sensibles. Permettez que cela soit compromis et vous pouvez dire au revoir à votre logiciel.

Donc, oui, le logiciel lui-même doit être sécurisé. C’est une évidence. Mais il en va de même pour votre processus d'intégration des données. C'est un énorme point de vulnérabilité si rien n'est fait.

Le correctif

La première chose que fait Flatfile Concierge est d'encourager les utilisateurs à s'éloigner du partage de données sensibles par e-mail, FTP et autres plates-formes non sécurisées en fournissant une solution d'intégration de données conviviale.

La deuxième chose qu'il fait est de fournir un espace de travail authentifié et conforme aux utilisateurs pour importer, valider et publier leurs données dans votre logiciel.

Flatfile Concierge - Demande d'intégration de données sécurisées pour les données d'informations sur les employés, les billets, les produits et l'entreprise
Un exemple Flatfile de Globex demandant des données à l'un de ses utilisateurs. (Source de l'image: Flatfile)

Voici comment Flatfile Concierge sécurise ses espaces de travail:

  • Chaque collaborateur entre dans l'importateur de données via une invitation authentifiée.
  • Les données sont chiffrées en transit et stockées dans un compartiment Amazon S3 chiffré.
  • La plate-forme d'intégration de données est 100% conforme au RGPD.
  • Flatfile est conforme HIPAA et SOC2 et peut s'adapter à d'autres exigences de conformité si nécessaire.

En outre, une fois que les données sont correctement migrées vers votre application, elles sont supprimées de Flatfile. De cette façon, vous n'avez qu'à vous soucier de la sécurisation de vos données dans votre logiciel et non sur les plates-formes précédentes auxquelles il a été touché.

Emballer

Avec un processus d'intégration des données insuffisant ou sujet aux erreurs, vous, le fournisseur de logiciels et ses utilisateurs finaux allez passer trop de temps à nettoyer et à valider manuellement les feuilles de calcul. Cela ne se produira pas non plus uniquement lors de l'inscription initiale de l'utilisateur. Si l'importateur de données n'est pas à la hauteur de la tâche, vous allez tous gaspiller une tonne de temps et de ressources chaque fois que des données doivent être téléchargées ou transférées sur la plate-forme à partir de clients existants.

Bien sûr, tout cela suppose que votre importateur peut même obtenir des données utilisateur dans le logiciel. (Malheureusement, cela se produit avec trop de solutions personnalisées.)

Inutile de dire que votre processus d'intégration des données doit être sans faille pour votre équipe et vos clients. C’est le seul moyen de maintenir les taux de désabonnement des utilisateurs bas et la satisfaction des utilisateurs élevée.

L'intégration des données est un processus très complexe à gérer. Épargnez-vous la peine d'essayer de développer votre propre solution d'intégration de données et le temps d'essayer de résoudre les problèmes avec elle. Avec un importateur de données basé sur l'IA comme Flatfile Concierge, tout est pris en charge pour vous.

Éditorial fracassant(rail)

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